Auftragsverarbeitungen von Daten in Hamburg

Eine Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Unternehmen (der sogenannte "Verantwortliche") die Verarbeitung personenbezogener Daten an einen anderen Dienstleister (den "Auftragsverarbeiter") auslagert. Dabei handelt der Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen und verarbeitet die Daten nur nach den Anweisungen des Verantwortlichen. Data-Protection-Service kann bei der Erstellung der erforderlichen Verträge und Dokumente im Zusammenhang mit der Auftragsdatenverarbeitung helfen. Dazu gehören beispielsweise Verträge zur Auftragsverarbeitung (AV-Verträge) und Datenschutzvereinbarungen, die die Rechte und Pflichten zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter regeln.

Die Auftragsverarbeitung wird in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union definiert. Gemäß Artikel 4(8) der DSGVO ist der Auftragsverarbeiter eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Der Vorteil einer Auftragsverarbeitung liegt darin, dass ein Unternehmen bestimmte Aufgaben oder Prozesse im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten an einen Auftragsverarbeiter auslagern kann. Dies kann verschiedene Vorteile bieten:

1. Durch die Zusammenarbeit mit einem Auftragsverarbeiter kann ein Unternehmen von dessen Fachkenntnissen, Erfahrungen und Ressourcen profitieren. Der Auftragsverarbeiter verfügt möglicherweise über spezialisiertes Know-how und fortschrittliche Technologien, die es dem Unternehmen ermöglichen, effizienter und effektiver mit den personenbezogenen Daten umzugehen.
2. Durch die Auslagerung bestimmter datenverarbeitender Aktivitäten an einen Auftragsverarbeiter kann ein Unternehmen Kosten einsparen. Anstatt interne Ressourcen und Infrastruktur für diese Aufgaben bereitzustellen, zahlt das Unternehmen eine Gebühr an den Auftragsverarbeiter, der für die Durchführung der vereinbarten Dienstleistungen verantwortlich ist.
3. Die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen und rechtskonformen Auftragsverarbeiter kann dazu beitragen, das Risiko von Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfällen zu minimieren. Ein seriöser Auftragsverarbeiter verfügt in der Regel über angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzverfahren, die zur Gewährleistung der Datensicherheit beitragen.

1. Es muss eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Verantwortlichen (das Unternehmen, das die personenbezogenen Daten kontrolliert) und dem Auftragsverarbeiter getroffen werden. Diese Vereinbarung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, wie z.B. die genaue Beschreibung der Art und des Zwecks der Datenverarbeitung, die Rechte und Pflichten der Parteien und die Sicherheitsmaßnahmen des Auftragsverarbeiters.
2. Der Auftragsverarbeiter darf die personenbezogenen Daten nur gemäß den Anweisungen des Verantwortlichen verarbeiten. Er darf die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen oder an Dritte weitergeben, es sei denn, dies ist ausdrücklich vom Verantwortlichen genehmigt.
3. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten zu implementieren. Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Schulungen der Mitarbeiter.
4. Der Verantwortliche ist dafür verantwortlich, die Aktivitäten des Auftrags

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Verantwortlichen (das Unternehmen, das die personenbezogenen Daten kontrolliert) und dem Auftragsverarbeiter (der Dienstleister, der im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet). Der Vertrag regelt die spezifischen Bedingungen und Verpflichtungen, die beide Parteien in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten haben. Der Inhalt eines Auftragsverarbeitungsvertrags kann variieren, aber er sollte die folgenden wichtigen Elemente enthalten:

1. Der Vertrag sollte die genauen Angaben zu den Parteien enthalten, einschließlich des Namens, der Adresse und der Kontaktinformationen des Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters.
2. Der Vertrag sollte klar angeben, welches die spezifischen Aufgaben und Tätigkeiten des Auftragsverarbeiters sind. Es sollte deutlich gemacht werden, dass der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten nur im Auftrag des Verantwortlichen und gemäß dessen Anweisungen verarbeitet.
3. Der Vertrag sollte die Art der personenbezogenen Daten beschreiben, die vom Auftragsverarbeiter verarbeitet werden. Dies kann beispielsweise Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen oder andere spezifische Kategorien von personenbezogenen Daten umfassen.
4. Der Vertrag sollte festlegen, wie lange der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten verarbeiten darf. Dies kann entweder für einen bestimmten Zeitraum oder für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen den Parteien festgelegt werden. Der Vertrag sollte Bestimmungen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit der personenbezogenen Daten enthalten. Dies kann die Verpflichtung des Auftragsverarbeiters zur Implementierung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit umfassen.
5. Falls der Auftragsverarbeiter Subauftragnehmer einsetzen möchte, um Teile der Verarbeitung durchzuführen, sollte der Vertrag die Bedingungen für die Unterauftragsverarbeitung festlegen. Es sollten klare Anforderungen und Kontrollmechanismen für die Auswahl und Überwachung von Subauftragnehmern festgelegt werden.
6. Der Vertrag sollte sicherstellen, dass der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen unterstützt. Dies kann die Unterstützung bei der Bearbeitung von Auskunftsersuchen, Löschungsersuchen oder anderen Anfragen betroffener Personen beinhalten.
7. Nach Abschluss der Verarbeitung sollten klare Bestimmungen zur Rückgabe oder Löschung der personenbezogenen Daten festgelegt werden. Der Auftragsverarbeiter sollte sicherstellen, dass alle Daten, die ihm während der Verarbeitung übergeben wurden, entweder an den Verantwortlichen zurückgegeben oder sicher gelöscht werden.
8. Der Vertrag sollte Bestimmungen zur Haftung und zum Schadenersatz im Falle einer Datenschutzverletzung oder eines Verstoßes gegen den Vertrag enthalten.
9. Der Vertrag kann vereinbaren, dass der Verantwortliche das Recht hat, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch den Auftragsverarbeiter zu überprüfen. Dies kann die Durchführung von Audits oder Inspektionen umfassen.