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Organisatorische Maßnahmen im Homeoffice (Erreichbarkeit, Informationsfluss, Regelungen)

Das Homeoffice hat sich etabliert und wird von vielen Beschäftigten geschätzt. Wer im Homeoffice und damit in den privaten Räumlichkeiten arbeitet, für den gelten die dieselben Arbeitszeiten, wie im Büro beziehungsweise am Arbeitsplatz. Oft bekommen die Kunden aber die Auskunft:

„Der Kollege oder die Kollegin ist diese Woche nicht da, er/sie ist im Homeoffice.“ Das ist nicht lösungsorientiert! Es gelten im Homeoffice auch die Regeln des Arbeitszeitgesetzes. Das bedeutet: Der Dienst beginnt regelmäßig zur selben Zeit, wie im Büro, man hat zur selben Zeit Pause, und man beendet seine Arbeit regelmäßig zur selben Zeit. Deshalb ist man auch im Homeoffice nur zu den vereinbarten Arbeitszeiten zur Erreichbarkeit verpflichtet. Aber wie wird man denn erreicht? 

Telefonische Erreichbarkeit sicherstellen:

Die telefonische Erreichbarkeit der Beschäftigten im Home-Office muss sichergestellt werden. Eine ungefragte Herausgabe der privaten Telefonnummer stellt allerdings einen erheblichen Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung dar.  Welche Möglichkeiten gibt es zusätzlich: 

  • Eingewilligte Liste, aus denen die jeweilige telefonische Erreichbarkeit der Beschäftigten hervorgeht.
  • Softphone Telefonie (Telefon Software, die auf dem PC oder dem Laptop installiert wird)
  • Anschaffung von kostengünstigen Diensthandys ohne Internet-Nutzung (z.B. Nokia)
  • Nutzung von Dual-SIM-Handys oder zusätzlichen Verwaltungsprogrammen auf dem Handy
  • Weiterleitung der geschäftlichen Telefonnummer

Informationsfluss aufrechterhalten:

Existierende Geschäftsprozesse und Richtlinien sollten unter Berücksichtigung der Möglichkeiten geprüft und angepasst werden, u.a.:

  • Passwortrichtlinien, da viele Systeme nun zusätzlichen äußeren Einflüssen ausgesetzt sind
  • Anweisungen zur Systemherstellung, aufgrund der veränderten Präsenz der Beschäftigten
  • VPN-Firmenrichtlinien, um einer größeren Anzahl entfernt arbeitender Beschäftigter Zugänge bereitzustellen
  • Support-Prozesse, welche kurzfristig technische Unterstützung an mobilen Arbeitsplätzen gewährleisten 

Regelungen erstellen:

Erstellung einer Regelung, welche Beschäftigten im Home-Office arbeiten dürfen und welche im Unternehmen anwesend sein müssen. Es muss geklärt werden, welche Beschäftigten zur Aufrechterhaltung der kritischen Geschäftsprozesse unbedingt erforderlich sind und welche Aufgaben nicht im Home-Office bearbeitet werden können oder dürfen. Unternehmen müssen Regelungen für die Tätigkeit im Home-Office und den Umgang mit mobilen Endgeräten festlegen:

  • Homeoffice Dienstvereinbarung
  • Dienstanweisung etc. 

Fazit:

Die Maßnahmen rund um das sichere Arbeiten im Home-Office sind vielfältig. Die Sicherheit für die Datenverarbeitung und für die Erreichbarkeit muss gewährleistet sein und durch klare und verbindliche Regelungen für die Beschäftigten begleitet werden.

 

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