Was ist beim Versenden von Newslettern zu beachten? Newsletter fallen in den Bereich der Werbung und es gibt einige gesetzliche Regelungen rund um die Datenerhebung und den Newsletter Versand.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen
Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) schützt in Deutschland den Verbraucher zum Beispiel vor irreführender Werbung. Daraus ergeben sich für die Online-Marketers einige Vorgaben. So regelt § 7 UWG, wie Sie die Kommunikationsdaten rechtssicher erheben können und vor allem, was es bei der Nutzung dieser Daten beim Newsletter Versand zu beachten gilt. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG ist der Empfang eines Newsletters in elektronischer Form stets als unzumutbare Belästigung anzusehen, wenn keine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt. Verwendet der Versender gekaufte Adressen ist er für das Vorliegen der Einwilligung darlegungs- und beweispflichtig. Das heißt, Sie sollten zumindest in Stichproben prüfen und sich überzeugen, dass die Einwilligungen auch tatsächlich vorliegen (LG Dresden, Urteil vom 30.10.2009, Az.: 42 HKO 36/09).
Einwilligung des Empfängers
Da in der Regel ein persönlicher Kontakt und eine schriftliche Einverständniserklärung nicht existieren, müssen Sie eine elektronische Form wählen. Der Verantwortliche sollte darauf achten, dass mit einer ausreichreichenden Sicherheit die Authentizität der Einwilligung beziehungsweise der betreffenden Person sichergestellt ist. Eine Einwilligung ist nur dann wirksam, wenn der Verantwortliche den künftigen Newsletter Empfänger vollständig über den Gegenstand und den Umfang informieren. Außerdem muss er das Einverständnis aktiv selbst zum Beispiel per Double-Opt-In vornehmen.
Wichtig ist, dass diese Bestätigungs-E-Mail frei von Werbung sein muss (siehe OLG München, Urteil vom 27.09.2012, Az.: 29 U 1682/1232), weil zum Zeitpunkt der Übersendung der Bestätigungs-Email noch keine wirksame Einwilligung vorliegt. Die Einwilligung bezieht sich immer nur auf die in der Einwilligung konkret angegebene Adresse. Hat der Empfänger mehrere Email-Adressen eingerichtet und soll der Newsletter an mehrere Adressen des Empfängers versandt werden, muss für jede Adresse eine Einwilligung eingeholt werden (OLG Celle, Urteil vom 15.05.2014, Az.: 13 U 15/14).
Nachweis der Einwilligung
Für den Nachweis der Einwilligung mittels Double-Opt-In wird eine korrekte und vollständige Dokumentation der Einverständniserklärung verlangt (AG Düsseldorf, Urteil vom 09.04.2014, Az.: 23 C 3876/13). Die Wirksamkeit der Einwilligung setzt auch die jederzeitige Möglichkeit eines Ausdrucks voraus (BGH, Urteil vom 10.02.2011 – I ZR 164/09).
Welche Daten Sie protokollieren müssen, ist nicht konkret festgelegt. Um aber eine vollständige Dokumentation sicherzustellen, sollte die konkrete Einwilligung, Adresse sowie die Daten der Anforderung des Newsletters und der Bestätigung gespeichert werden. Neben diesem Verfahren sind die allgemeinen Informationspflichten des Telemediengesetzes zu beachten. Das gilt insbesondere dann, wenn vom Nutzer Daten über sein Nutzungsverhalten gespeichert und analysiert werden.
Fazit
Die sicherste Methode, einen Newsletter-Empfänger datenschutzkonform zu behandeln, ist das „Double-Opt-in-Verfahren“. Wird ein User auf den Newsletter auf Ihrer Webseite aufmerksam und klickt auf den Button zum Erhalt, muss er vor dem Erhalt des eigentlichen Newsletters zunächst eine E-Mail erhalten und in dieser per Rückantwort bestätigen, dass er tatsächlich den regelmäßigen Versand autorisiert. Das schließt aus, das „Dritte“ die Einwilligung für ihn geben. Erst nach dieser doppelten Aktion durch den Empfänger darf er der Versandliste hinzugefügt und regelmäßig mit dem Newsletter beschickt werden.
Der Versand an eine E-Mail-Adresse muss auf einen Kauf bzw. eine Dienstleitung zurückzuführen sein. Zugleich darf in der Werbemail ausschließlich auf eigene Produkte oder Leistungen hingewiesen werden, die ausdrücklich eine große Nähe zum einstigen Kauf aufweisen (z.B. ähnliche Produkte, Up-Selling, Dienstleistungen oder Veranstaltungen).
Auch hier gilt. Die E-Mail mit der Bitte um Bestätigung an die eingetragene Kontaktadresse senden und der Empfänger muss auf einen Bestätigungslink klicken. Erst nach dieser Bestätigung wird der Empfänger in den entsprechenden Verteiler aktiv aufgenommen. Somit wird gewährleistet, dass der Inhaber der E-Mail-Adresse dem Empfang der Mails ausdrücklich zustimmt.
Auch beim Newsletter gilt die Impressumspflicht sowie den Hinweis auf die Datenschutzerklärung. Denn der Empfänger muss jederzeit in der Lage sein, Kontakt zum Urheber des Newsletters aufzunehmen. Prinzipiell genügt ein Link aufs Unternehmensimpressum, aber es wirkt natürlich auch vertrauensfördernd, sowohl eine E-Mail-Adresse wie auch eine Telefonnummer anzugeben, an über die sich der Empfänger bei Fragen direkt an das Unternehmen wenden kann.
