So wichtig der persönliche Kontakt im Geschäftsleben auch ist: Die Bedeutung von Dienstreisen und Messen wird abnehmen. Stattdessen werden Videokonferenzen und Webinare an Bedeutung gewinnen. Vermutlich wird die Videokamera am Arbeitsplatz zukünftig doch häufiger eingeschaltet, um einen kleinen Rest an „Persönlichkeit“ zu retten.
Sämtliche Dienste stellen (zumindest teilweise) eine Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 dar und bedürfen einer sorgfältigen Auswahl und Vertragsgestaltung.
Falls diese Konferenzen in Wort und Bild aufgezeichnet werden, so sollte dies datenschutzrechtlich geprüft werden. Die aufgezeichneten Daten sollten im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert werden siehe Artikel 30 DSGVO.
In Deutschland dürfen Betriebsräte etc. Ihre Sitzungen (rückwirkend zum 01.03.2020) bis zum 31.12.2020 auch per Videokonferenz durchführen. Siehe auch hier. Der § 129 BetrVG wurde dafür vom Bundestag gestaltet: „Die Teilnahme an Sitzungen […] sowie die Beschlussfassung können mittels Video- und Telefonkonferenz erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig.“.
Die Gesetzesbegründung fordert eine Verschlüsselung und die Nutzung eines nichtöffentlichen Raumes. Falls eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewünscht wird, so reduziert sich die Liste der Anbieter erheblich (siehe hier). So kommen im Mai 2020 voraussichtlich die folgenden Produkte in Frage: webex.com, jami.com und blizz.com (mit Einschränkungen).
Im Einzelfall ist das jeweilige Tool zu betrachten und auf das Unternehmen und die dort verarbeiteten Daten anzupassen. Dabei helfen Ihnen sicherlich ihr IT-Sicherheits- und Ihr Datenschutzbeauftragter. Gut, wenn Sie solche haben.
