Es gibt viele Gründe für Bekanntmachungen an die komplette Belegschaft. Manchmal geschieht dies auf einem schwarzen Brett, manchmal auch Digital im Intranet.
Dabei gibt es einige Aspekte zu beachten, damit solch ein Aushang nicht zu Unmut oder schlechter Stimmung führt. Hier erfahren Sie einige Beispiele und Tipps:
Geburtstagslisten. Immer gerne genommen. Bitte holen Sie sich dafür die Einwilligung der KollegInnen ein. Und verzichten Sie auf die Nennung des Geburtsjahrs.
Renn-Listen. Welcher Vertriebler hat welche Verkaufszahlen erreicht? Für das Schlusslicht der Liste wird dies allerdings zum Pranger. Nennen Sie daher besser keine Namen.
Einsatz- und Schichtpläne. Wer hat welchen Dienst? Nennen Sie bei Krankheit, Urlaub, Fortbildung, Überstunden-Abgeltung etc. keine Details. Schreiben Sie stattdessen einfach ein „X“... das sollte reichen. Doch selbst die reinen Dienstzeiten können zu Missstimmung führen („Immer kriegt der Müller die Frühdienste…!“); da findet sich bestimmt eine Alternative.
Grundsätzlich gilt:
Anonymität ist Trumpf. Wenn der Name verzichtbar ist, dann sollte man ihn wirklich besser weglassen. (Übrigens fallen wirksam anonymisierte Daten NICHT unter den Datenschutz!)
Pseudonyme sind eine Alternative. Nennen Sie besser die Mitarbeiter-Nummer statt des Namens. Das ist immerhin ein Kompromiss. Das Stichwort hier lautet „Daten-Minimierung“. Wenn zwei gute Kollegen miteinander Dienste tauschen wollen, dann können sie sich ja gegenseitig ihre Nummern mitteilen und sehen, ob der andere Kollege einen Dienst übernehmen könnte.
Fotos währen ewig. Denken Sie daran: Jeder kann die Aushänge mit dem Smartphone fotografieren. So gesehen sind die Daten für die Ewigkeit. Ein Fehler lässt sich also nicht so einfach rückgängig machen.
Dokumentation. Führen Sie eine Liste über die Aushänge, um sie nach einem gewissen Zeitraum auch wieder abnehmen zu können (bzw. aus dem Intranet wieder löschen zu können).
Rechtmäßigkeit. Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten an die Belegschaft ist eine Form von Datenverarbeitung. Daher ist eine konkrete Rechtsgrundlage erforderlich. Im Zweifelsfall halten Sie kurz Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten.
Diese Tipps verhelfen zu einer konstruktiven Unternehmens-Kommunikation. Viel Erfolg!
