Immer wieder berichtet die Presse über Funde von sensiblen Kunden- oder Beschäftigten- Daten im Papiermüll. Die Datenschutzgesetze schreiben vor, dass ein unbefugter Zugriff auf personenbezogene Daten verhindert werden muss. Davon sind nicht nur elektronische Datenträger betroffen, sondern auch das Papier. Daher müssen alle Mitarbeiter (und auch das Reinigungspersonal) darauf achten, dass alte Unterlagen oder Akten nicht im normalen Papiermüll entsorgt werden.
Dies gilt abseits des reinen Datenschutzes natürlich auch für zahlreiche geschäftliche Daten, und in besonderem Maße für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Zahlreiche Pressemitteilungen in diesem Gebiet belegen, dass beispielsweise Passanten sehr sensibel auf personenbezogene Daten im Papiermüll reagieren. Dies kann beispielsweise passieren, wenn Altpapier durch Herbststürme auf die Straße geweht wird. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird die Datenschutz-Aufsichtsbehörde informiert, die ziemlich sicher eine intensive Prüfung des Unternehmens vornehmen wird. Das ist vermeidbar.
Aktenvernichtung durch externe Anbieter
Zahlreiche Anbieter stellen große Aluminiumtonnen zur Verfügung, in welchen die Mitarbeiter die Papiere entsorgen können. Diese Behälter sind in aller Regel verschlossen, um beispielsweise Personalakten vor unbefugter Einsicht zu bewahren. Nach Abholung der Tonnen durch den Anbieter werden die Papiere geschreddert, verwirbelt und verpresst.
Aktenvernichtung durch eigene Akten Schredder im Büro
Mit Hilfe eines angemessenen Schredders können Papiere auch im Büro fachgerecht vernichtet werden. Hierfür ist ein Schredder gemäß DIN 66399 (mind. Stufe 3) erforderlich, der den notwendigen „Partikelschnitt“ leistet. Nach Ansicht der Aufsichtsbehörden sind andere Schredder für personenbezogene Daten ungeeignet.
Fazit
Die datenschutzkonforme Aktenvernichtung ist ein wichtiger Baustein im Datenschutz. Schon mit geringen finanziellen Mitteln bleibt der gute Ruf des Unternehmens unangetastet. Ganz nebenbei bleiben auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse effektiv geschützt, wovon jedes Unternehmen profitiert.
